¿Hay un registro electrónico de entrada y salida?



Solución:

Clase de preescolar y hoja de entrada / salida


¿Qué es una hoja de entrada / salida electrónica?

Una hoja de registro electrónico es como una hoja de registro en papel tradicional, excepto que los padres / tutores pueden iniciar sesión con una computadora o tableta como un iPad. Cada vez que un estudiante ingresa o sale, esa información se guarda en su cuenta de Gradelink, lo que le permite ejecutar fácilmente los informes de asistencia.


¿Por qué querría usarlo?

Olvídate de la molestia de hurgar con portapapeles y papel. Use la aplicación de inicio de sesión preescolar simple y segura de Gradelink. Hará una gran impresión con los padres desde el principio.

Automatizar Automatiza el proceso . La aplicación Preschool Sign-In facilita la entrada y salida de los estudiantes en una computadora, tableta o teléfono. Incluso permite que múltiples usuarios ingresen o salgan de estudiantes en dispositivos separados. Y al instante te muestra quién está en clase. Facilitar la recogida / recogida de la línea de automóviles.

Registros e informes. La aplicación Preschool Sign-In mantiene un registro legal de asistencia, incluidas firmas digitales, por tiempo indefinido. También puede ayudar a acelerar su proceso de facturación porque registra el tiempo de cada alumno en el aula. Informes automáticos para el total de la cantidad de horas que un estudiante estuvo en preescolar para la facturación. Asegurar tiempos de entrada / salida precisos. Archivos históricos de todas las actividades de registro.

Registros e informes Flexible. ¿Tiene un padre que necesita autorizar a alguien para que recoja a su hijo en un día en particular? ¿O qué tal una semana entera? Puede manejar eso, también.





Configuración administrativa

Antes de que pueda comenzar, un administrador deberá realizar una pequeña configuración. Haga clic en los enlaces a continuación para obtener instrucciones claras paso a paso.


- Añadir estudiantes a Gradelink

- Añadir contactos de emergencia.

- Añadir personal preescolar

- Crear una lista preescolar para cada clase.

- Poblar estudiantes de preescolar en cada clase


Crear una lista preescolar para cada clase preescolar




Desde su cuenta de administrador,

  1. Haga clic en la pestaña Clases . Asegúrese de que no haya ninguna clase seleccionada en la lista de la derecha.
  2. Escriba un título apropiado en el campo Título de la clase , como "Sra. Smith (preescolar 2-3) "
  3. El título del informe puede ser igual o diferente, y se mostrará a los padres en la pantalla de inicio de sesión.
  4. Establezca el tipo de clase en "Preescolar". Otros campos no se aplican y pueden dejarse como están.
  5. Haga clic en " Añadir "

A continuación, necesitarás esta clase con los estudiantes.



Seguridad y protección

Acceso en línea y acceso a la aplicación móvil:






Por seguridad, un usuario con permiso completo de administrador para Gradelink deberá iniciar sesión en el portal de preescolar todos los días para activarlo. Este simple acto evita que usuarios no autorizados utilicen su hoja de entrada / salida, incluso si tienen la URL / enlace.


Recogidas autorizadas




Por razones de seguridad, solo las recolecciones autorizadas pueden recoger o dejar a un estudiante dentro de la hoja de registro / salida electrónica. La página de Estudiantes de Gradelink tiene dos áreas en las que se puede incluir un contacto:

1) En el área titulada “Demografía”.

2) el área titulada Contactos Si un padre es una recogida autorizada, deberán aparecer en Gradelink como un "Contacto ...

Pueden añadirse recogidas temporales autorizadas. Esto es ideal si un vecino necesita ser la recolección autorizada por solo un día o una semana.



Gradelink recomienda que verifique las leyes de su estado antes de proceder con una hoja de registro / salida electrónica.

La mayoría de los estados permiten las hojas electrónicas de entrada / salida siempre que incluyan lo siguiente:

  • El nombre del estudiante que fue registrado dentro o fuera
  • La fecha y hora en que el estudiante se registró dentro o fuera
  • El nombre del adulto que firmó al estudiante dentro o fuera
  • Una "marca de identificación" para identificar al adulto para que firme o salga del estudiante. Una "marca de identificación" podría ser una firma física, un PIN o iniciales
  • Los registros deben mantenerse hasta por siete años.

La hoja electrónica de registro de entrada / salida provista por Gradelink cumple con los requisitos anteriores, lo que facilita las iniciales como marca de identificación.



Registrando un estudiante dentro y fuera

En el dispositivo conectado a la web que desea utilizar para iniciar sesión, inicie sesión en el portal de preescolar visitando


https://secure.gradelink.com/yourschoolID / preschool


(Asegúrese de reemplazar "yourschoolID" con el número de identificación de Gradelink de su escuela)


Un usuario con acceso de nivel "Administrador completo" deberá iniciar sesión al comienzo del día ingresando su nombre de usuario y contraseña de Gradelink. Al iniciar sesión correctamente, aparecerá la pantalla de inicio de sesión.





El padre / tutor:

  1. Selecciona la clase
  2. Selecciona el alumno al que están dejando.
  3. Selecciona su propio nombre
  4. Entra en sus iniciales
  5. Clicks Enviar

Nota: Los estudiantes pueden iniciar y cerrar sesión varias veces en un solo día.




Situaciones de entrada / salida


¿Qué pasa si un padre se olvida de firmar la salida de su hijo?

El director de preescolar puede corregir el registro en nombre de los padres al ingresar manualmente un registro.

Desde una cuenta de administrador:

  1. Haga clic en Informes de administrador
  2. Haga clic en el botón Informes de preescolar
  3. Seleccione la pestaña Actualizar registros .
  4. Seleccione la Clase y el Estudiante cuyo registro debe ser modificado.
  5. Haga clic en Agregar entrada .


Desde aquí puede editar la fecha, la hora y agregar un comentario que explique que el administrador retiró al estudiante en nombre de los padres. No hay ningún botón Guardar o Editar. Simplemente haga clic en el campo y edite el valor, y haga clic en otro lugar o presione Entrar para confirmar el cambio.


¿Qué pasa si el registro no se corrige? El informe Horas registradas no funcionará correctamente sin una hora de registro y salida en un día determinado. Para mitigar esto, Gradelink calculará automáticamente una hora para esos días en función de una configuración específica.



Desde una cuenta de administrador:

  1. Haga clic en Informes de administrador
  2. Haga clic en el botón Informes de preescolar
  3. Seleccione la pestaña Configuración
  4. Ingrese un valor en Duración predeterminada de Checkout perdido (el valor predeterminado es 2 horas)


Recuerde, esto es únicamente para el informe de horas registradas. Un estudiante no será marcado automáticamente como "Checked Out" en su registro. Establecer el valor de Checkout Perdido en cero causará unregistro de Check In que falta un Check Out para que se lea como cero minutos, lo que solicitará al administrador que ingrese el registro para corregir los registros.


Recogidas temporales autorizadas

Es posible que tenga una situación en la que un padre quiera permitir que otra persona tenga autorización para recoger a su (s) hijo (s) pero solo por un intervalo de fechas determinado. Por ejemplo, un padre puede permitir que otro padre recoja a su hijo para una cita de juego. La autorización solo sería válida por un día específico. O un padre puede querer permitir que un familiar recoja y deje a su hijo durante una semana determinada.


A continuación, se detallan los pasos para configurar una recogida temporal autorizada:


  1. El padre llamará / enviará un correo electrónico al director de preescolar y le informará los detalles de la recogida temporal autorizada. 



  1. El director de preescolar entrará la nota en Gradelink.
  2. Desde una cuenta de administrador: haga clic en el botón Informe preescolar y luego en la pestaña Notas de los estudiantes.
  3. (A) Seleccione la clase y el alumno y luego haga clic en "Agregar nota".
  4. (B) Aparecerá un nuevo registro donde el director de preescolar puede ingresar el nombre y el intervalo de fechas durante el cual podrán dejar o recoger al estudiante.
  5. (C) El director debe elegir "Recoger / Dejar" a menos que sea una nota general, no destinada a la creación de contactos.
  6. (D) Pueden agregar un comentario sobre por qué están recogiendo o dejándose
  7. La persona de recogida autorizada temporal podrá utilizar la pantalla de inicio / cierre de sesión de Preescolar. Su nombre aparecerá en el menú desplegable durante el intervalo de fechas proporcionado. Si el "Tipo" es "Recoger", su nombre solo aparecerá en el menú desplegable para recoger, no dejar.


Informes

Trabajando con informes

Los informes de preescolar se encuentran en Informes de administrador / Informes de preescolar (parte inferior derecha). Todos los informes tienen las siguientes funciones:





1. Clasificación: cada columna se puede ordenar haciendo clic en ( ) icono junto al encabezado, y eligiendo una opción del menú desplegable.

2. Filtrado: cada columna se puede filtrar escribiendo en el campo en blanco debajo del encabezado. Las columnas múltiples se pueden filtrar simultáneamente. Por ejemplo, ingrese el primer nombre de un estudiante e ingrese “In” en la columna “Ingresar o salir”, para encontrar todas las veces que un estudiante específico fue registrado.

3. Imprimir / exportar, mostrar / ocultar columnas: haciendo clic en el botón Menú (  ) en la esquina superior derecha de la lista mostrará un menú desplegable de opciones para exportar a Excel (CSV), además de ocultar o mostrar columnas adicionales de información. Para imprimir, primero exporte a Excel (CSV) o PDF.


Consejos de expertos:


  • El ancho de la columna se puede cambiar al arrastrar la línea de la cuadrícula vertical hacia adentro o hacia afuera, similar a Excel, permitiendo que se muestren más detalles.
  • Al hacer clic directamente en el título del encabezado de la columna, se alterna la clasificación en orden ascendente o descendente.
  • Desde el (  ) menú Las columnas se pueden "fijar" al lado izquierdo o derecho, lo que les permite fijarse en su lugar incluso cuando se desplaza hacia la izquierda o hacia la derecha para ver otras columnas, lo que puede ser útil en tamaños de pantalla más pequeños.


Todos los registros de entrada / salida para un estudiante individual.



Desde Informes preescolares, seleccione la pestaña Registro preescolar. Selecciona la clase y el alumno.


Cantidad de horas que un estudiante estuvo en preescolar este mes



En Informes de preescolar, seleccione la pestaña Horas registradas. Seleccione la clase, el estudiante y el rango de fechas.



Todos los estudiantes que están registrados en preescolar en este momento



En Informes de preescolar, seleccione la pestaña Estudiantes actualmente ingresados y seleccione una clase. Esto mostrará a todos los estudiantes que están actualmente registrados.



Alumnos sin recogida autorizada.




En Informes de preescolar, seleccione la pestaña Alumnos sin contactos. Si un estudiante no tiene una recogida autorizada en Gradelink, entonces no puede ser recogido, lo que hace que la hoja de registro / salida electrónica sea inútil para ellos. Este informe lo ayudará a identificar a los estudiantes que necesitan recolecciones autorizadas agregadas a su archivo. Nota: Este informe excluye recogidas temporales autorizadas


Actualizar los registros

Esta pestaña muestra todos los registros históricos de un alumno seleccionado y permite editar. Simplemente haga clic en el campo para editar y haga clic en otro lugar o presione Entrar para confirmar el cambio. También puede agregar una fila usando el botón 'Agregar entrada', para aquellos casos en los que un padre omitió un registro de entrada / salida o se llegó a un acuerdo para ingresar el registro más adelante. Una entrada de fecha u hora no válida, como una verificación que comienza antes de un registro, permanecerá resaltada en rojo hasta que se realice una corrección. Para las entradas manuales, se debe ingresar un comentario de texto para validar.


Notas del estudiante

La sección de Notas del estudiante en Informes de preescolar se usa principalmente para agregar rápidamente recolecciones autorizadas temporales, por lo que no es necesario agregarlas y eliminarlas repetidamente de la página Estudiantes. Sin embargo, también puede agregar notas misceláneas que pueden o no estar asociadas a un contacto. Para hacerlo, haga clic en Agregar nota y en la columna Tipo, elija "General". Luego ingrese la nota específica, junto con cualquier otro cambio. Presione enter o haga clic fuera del campo para guardar los cambios.


Logotipo personalizado




La pantalla de registro de preescolar para padres tiene un área en la parte superior para el logotipo de su escuela. El espacio del logotipo utiliza el mismo logotipo que utiliza su cuenta de EnrollMe. Si no tiene una cuenta de EnrollMe, aún puede incluir el logotipo de su escuela. Por favor, póngase en contacto con el soporte de Gradelink para obtener ayuda.