¿Qué es una hoja de ingreso / salida electrónica?

Una hoja de registro electrónico es como una hoja de registro en papel tradicional, excepto que los padres / tutores pueden iniciar sesión con una computadora o tableta como un iPad u otro dispositivo electrónico con acceso a internet. Cada vez que un estudiante es marcado como 'ingresado o que ha salido', esa información se guarda en su cuenta de Gradelink, lo que le permite ejecutar fácilmente los informes de asistencias.



¿Por qué querría usarlo?

Olvídate de la molestia de utilizar cuadernos o portapapeles y papel. Use esta aplicación para preescolar de una manera simple y segura en Gradelink y deje una buena impresión con los padres de su Escuela desde el principio.


AutomatizarAutomatice el proceso : También facilita el 'ingreso / egreso' de los estudiantes en una computadora, tableta o teléfono. Incluso permite que múltiples usuarios ingresen o salgan de estudiantes en dispositivos separados. Y al instante te muestra quién está en clase. 



Registros y reportes: También mantiene un registro legal de asistencia, incluidas las firmas digitales, por tiempo indefinido. 


Puede también ayudar a acelerar el proceso de facturación y finanzas porque registra el tiempo de cada alumno en el aula y reportes automáticos para contabilizar el total de cantidad de horas que un estudiante estuvo en preescolar para llevar así una facturación organizada. Asegurar los lapsos de 'entrada / salida' precisos y seguros y mantener un archivo histórico de todas las actividades de registro.



Registros e informesFlexibilidad: ¿Tiene un padre que necesita autorizar a alguien para que recoja a su hijo/a en un día y horario en particular? ¿O qué tal una semana completa? Puede manejar eso, también.



Configuración administrativa:


IMPORTANTE: Antes de comenzar y que los Padres/ Tutores puedan 'ingresar / egresar' estudiantes, un Administrador deberá asegurarse de que ya ha hecho lo siguiente:

  • Agregar estudiantes a Gradelink
  • Agregar personal a Gradelink
  • Agregar contactos de emergencia con la función "Autorizado para recogida"



Creando una clase pre-escolar:



Desde la pestaña "Clases":

  1. Escriba un título apropiado en los campos Título de la clase y Título del Reporte . El título del reporte se mostrará a los padres en la pantalla de inicio de sesión.
  2. Establezca el tipo de clase en "Pre-escolar". Esto hará que aparezca el campo "Salida Automática a las" y el campo opcional "Redondear". Configúrelos según corresponda.
  3. Haga clic en 'Agregar'.

Después de crear su clase de pre-escolar, deberá poblarla con los estudiantes usando la pestaña "Poblar clases".Una vez hecho esto, podrá utilizar la hoja de inicio / cierre de sesión de pre-escolar.



Seguridad y protección:


• Acceso en línea y acceso a la aplicación móvil.



IMPORTANTE: Por seguridad, un Administrador Completo deberá registrarse en el portal de preescolar todos los días para activarlo PRIMERO. Esto evita que usuarios no autorizados utilicen su hoja de entrada / salida, incluso si tienen la URL / enlace.




Por seguridad, solo las personas autorizadas a recoger un estudiantes pueden firmar o cerrar una sesión.



La página de Estudiantes de Gradelink tiene dos áreas en las que se puede incluir un contacto:

1) El área titulada “Perfil”.

2) El área titulada "Contactos"


Si un padre o tutor debe aparecer en la lista de personas autorizadas, deberá agregarse a Gradelink como un "Contacto".

Pueden añadirse personas autorizadas temporalmente a recoger a los estudiantes. Esto es ideal si un vecino o conocido de la familia necesita ocacionalmente por algún motivo recoger un estudiante en un día determinado.



Requisitos federales y estatales:

Gradelink recomienda que consulte las leyes de su estado antes de usar la hoja de inicio / salida electrónica.

La mayoría de los estados permiten las hojas electrónicas de entrada / salida siempre que registren la siguiente información:


  • El nombre del estudiante que fue registrado dentro o fuera

  • La fecha y hora en que el estudiante se registró dentro o fuera

  • El nombre del adulto que firmó al estudiante dentro o fuera

  • Una "marca de identificación" para identificar al adulto para que firme o salga del estudiante. Una "marca de identificación" podría ser una firma física, un PIN o iniciales


Además, muchos estados requieren que estos registros se mantengan hasta por siete años.

La hoja electrónica de registro de entrada / salida proporcionada por Gradelink cumple con todos los requisitos anteriores, pero le recomendamos que consulte las normativas locales y estatales antes de optar por utilizar la hoja electrónica de registro de entrada / salida.



Usando la hoja de entrada / salida

En el dispositivo conectado a la web que desea utilizar para iniciar sesión, inicie sesión en el portal de preescolar visitando:


https://secure.gradelink.com {yourschoolID} / preschool

Asegúrese de reemplazar {yourschoolID} con el número de identificación de Gradelink de su escuela.


Un administrador completo deberá iniciar sesión en la hoja al comienzo de cada día ingresando su nombre de usuario y contraseña de Gradelink. Al iniciar sesión correctamente, la hoja se activará y aparecerá la pantalla de inicio de sesión.



Para iniciar o cerrar la sesión de un estudiante, el padre / tutor:

  1. Selecciona la clase

  2. Selecciona el alumno que van a dejar.

  3. Selecciona el contacto apropiado

  4. Entra en sus iniciales

  5. Haga clic en Enviar

Nota: Los estudiantes pueden iniciar y cerrar sesión varias veces en un solo día.



Informes preescolares


Se puede acceder a los siguientes informes a través del botón Informes de preescolar en la pestaña Informes del administrador (en la parte inferior derecha).


Registro preescolar



El registro de preescolar muestra todos los registros de entrada y salida individuales para cada estudiante en una clase durante un período específico de tiempo. Para usarlo:

  1. Seleccione un período de tiempo para ver

  2. (Opcional) Reduzca su enfoque a días específicos dentro del período de tiempo que seleccionó anteriormente

  3. Filtre las entradas de los estudiantes por Estudiante, Fecha, Acción (ya sea que el estudiante haya iniciado sesión o finalizado la sesión), así como la Clase

  4. Las entradas que coinciden con sus criterios aparecerán a continuación.


Informe de horas totales



El informe Horas registradas muestra la cantidad total de tiempo registrado para estudiantes específicos. Para usarlo:

  1. Seleccione un período de tiempo para ver

  2. (Opcional) Reduzca su enfoque a días específicos dentro del período de tiempo que seleccionó anteriormente

  3. Filtra tus entradas por estudiante, familia y clase

  4. Las entradas que coinciden con sus criterios aparecerán a continuación.


Informe de facturación



El informe Checked In muestra a todos los estudiantes que actualmente han iniciado sesión en una clase específica. Para usarlo, simplemente seleccione una clase del menú en la parte superior de la página y todos los estudiantes que aún estén registrados aparecerán a continuación.



Informe de contactos faltantes



Si un estudiante no tiene ninguna recogida autorizada en Gradelink, entonces él / ella no puede ser recogido.Este informe lo ayudará a identificar a los estudiantes que necesitan recolecciones autorizadas agregadas a su archivo.

Nota: Este informe excluye recogidas temporales autorizadas


Actualizar registros



Este informe permite a los administradores editar las entradas y salidas existentes. Para editar una entrada existente:

  1. Si desea editar una entrada existente, comience seleccionando una fecha "Desde" ...

  2. ... y una fecha de "Para"; luego seleccione su entrada de la lista que aparece.

  3. Si desea agregar manualmente una nueva entrada, presione "Añadir entrada".

  4. Edite / complete los formularios de inscripción, incluyendo Clase, Estudiante, Fecha, Hora y Acción.

  5. Por último, pulse Guardar


Notas del estudiante



La sección de Notas del estudiante se usa principalmente para agregar rápidamente recolecciones autorizadas temporales, aunque también puede agregar notas varias. Para obtener más información sobre las recolecciones autorizadas temporalmente, consulte la sección de Preguntas a continuación.


Personalización



La pantalla de registro de preescolar para padres tiene un área en la parte superior para el logotipo de su escuela. El espacio del logotipo utiliza el mismo logotipo que utiliza su cuenta de EnrollMe. Si no tiene una cuenta de EnrollMe, aún puede incluir el logotipo de su escuela. Por favor, póngase en contacto con el soporte de Gradelink para obtener ayuda.



Preguntas

¿Qué sucede si un padre / tutor se olvida de firmar la salida de su hijo?

Cuando se crea una clase de preescolar por primera vez, se debe agregar un tiempo de Auto Checkout

.


La hora de Auto Checkout asegura que después de un cierto tiempo del día, todos los estudiantes saldrán automáticamente de la sesión para que los padres y tutores que se olviden de cerrar la sesión de sus hijos no tengan que preocuparse. Además del tiempo de Auto Checkout , cuando los Administradores cargan la página de Informes de preescolar, Gradelink vuelve a verificar para asegurarse de que no haya alumnos restantes aún registrados.



¿Puedo autorizar temporalmente las recolecciones de padres / tutores?

Puede encontrarse con una situación en la que un padre quiere permitir que otra persona tenga autorización para recoger a su (s) hijo (s) pero solo por un período de tiempo determinado. Por ejemplo, un padre puede permitir que otro padre recoja a su hijo para una cita de juego, o un padre puede permitir que un pariente recoja y deje a su hijo durante una semana determinada.

Para configurar una recogida temporal autorizada:


  1. Haga clic en " Agregar nota " y especifique la Clase y el Estudiante.

  2. Especifique la fecha de inicio y finalización de la autorización temporal.

  3. Asegúrese de elegir el tipo de " Pick Up / Drop Off " para la nota.

  4. (Opcionalmente) Incluir una descripción sobre la autorización temporal.



La recolección autorizada temporalmente podrá luego usar la pantalla de inicio / cierre de sesión de Preescolar y su nombre aparecerá en el menú desplegable durante el intervalo de fechas provisto como un contacto regular.